Airtable – recenze nástroje pro snadnou tvorbu chytrých databází

Řekněme si to na rovinu. Když zazní slovo „databáze“, málokdo v místnosti překypuje nadšením a začne skákat. Ani já jsem si ještě začátkem roku nedovedl představit, že budu dobrovolně trávit svůj čas u tabulek Airtable, že mě budou bavit, budou vypadat skvěle, ušetří mě i ve firmě obrovské množství času a že za ně dokonce budeme i platit nemalou měsíční částku (byť je software za určitých podmínek zdarma a vhodný i pro jednotlivce).

A protože databáze bývají opravdu nuda, možná pro někoho i utrpení hraničící s návštěvou pojišťováka či zubaře, možná pro začátek udělám nejlépe, když začnu rovnou naší případovou studií.

Jak nám Airtable šetří minimálně 20 hodin měsíčně

1. Excel je problém

Pracujeme ve 3 lidech a řešíme marketing, poradenství a dopravu určitého produktu. Naším úkolem je najít zákazníka, zkonzultovat technické řešení, vytvořit cenovou nabídku a vše v pořádku zadat k dovezení na místo určení.

A protože objednávek je maximálně pár stovek ročně, jedním z takových ne úplně šťastných, leč funkčních řešení je, chvíle napětí, Excel! Máte řádky, máte sloupce, máte grafy.

Software na míru se vám nevyplatí, stávající CRM systémy nejdou úplně na váš způsob podnikání správně napasovat, takže s Excelem máte i relativní svobodu. Průser je, že před příchodem cloudu si lidé v podstatě nesměli lézt vzájemně do souborů. Takže časem nám vznikl separátní Excel na objednávky a kontaktování zákazníků, poradenství, dopravu a jednotlivé návozy, platby, GPS souřadnice objednávek a tu a tam se objeví i nějaká reklamace. A samozřejmě je tu i Google kalendář na který je to napasované.

Část dat se samozřejmě překrývá a co víc, tuhle sedmihlavou saň musíte za cenu vlastní práce, které neustále přibývá udržovat aktuální a koordinovat data Excelu s Google kalendářem, kam si třeba kolega každý týden vloží 30 telefonátů, které chce udělat. A nedej bože když se nedovolá a musí to na obou místech přepisovat.

Nechci to dále prodlužovat, problémů je více, ale v této fázi asi chápete.

Hodně vstupů na různých mezi sebou nekomunikujících místech.

2. Jak s tím pomůže Airtable?

Pro začátek, máte všechna data na jednom místě a zadaná pouze jednou, případně provázána odkazem. A na těchto datech můžete pracovat společně, ať už máte jakýkoliv stroj. Už to je v téhle fázi obří úspěch.

Druhou výhodou jsou automatizace. Náš čas je drahý a nejsme otroci, proč dělat něco co zvládnou dávno stroje. K dispozici je řada dalších nástrojů, která jde s Airtable provázat.

• Když dojde k aktualizaci pole data volání u zákazníka, vytvoř do Google kalendáře novou událost, která přebere jméno zakázky a stávající poznámky.
• Když je stav zakázky změněn „Vytvořit cenovou nabídku“, odešli email / notifikaci člověku, který nabídky tvoří ve formátu číslo zakázky, datum, popis.
• A protože jeden z kolegů je trochu bordelář, tak každý týden ve středu odpoledne mi pošli report se seznamem zákazníků, kde je předpokládané datum kontaktování 14 dní staré.

Třetí výhodou je provázanost dat. Stejně jako doposud s těmi Excely máme několik databázových tabulek. Ty se ale vzájemně kamarádí. Každá firma má jistě seznam stálých zákazníků a tyhle data nechcete psát ke každé zakázce znovu a znovu. Stručně řečeno, pokud máte seznam zákazníků a seznam zakázek, tyto dvě tabulky lze provázat a oproti tomu Excelu máte navíc i statistiky (kolik objednali, za kolik, v jakém regionu a třeba kdy naposledy).

Čtvrtou výhodou je, že máte předem nadefinovaná pole, kam si nemůžete zadat co chcete. Výsledkem je mnohem méně chyb.

A konečně pátou výhodou je vstup dat. Se správným formulářem nám spousty dat mohou do databáze zadat sami zákazníci a my je nemusíme ručně přepisovat.

Tak zhruba tady je těch 20 hodin měsíčně navíc (a jsem zbytečně skromný), které teď můžeme věnovat třeba těm stálým zákazníkům nebo hledáním nových.

3. A co Airtable a jednotlivec?

Nerad bych, aby to vyznělo tak, že Airtable je pouze pro firmy. Myslím, že z něj mohou benefitovat i jednotlivci.

• Blogeři si mohou přes Airtable plánovat obsah (třeba i na sociální sítě). Ke každému záznamu jdou vkládat obrázky a další data.
• Netestoval jsem to, ale dle mého je skrze Airtable možný i emailový marketing
• Prakticky jsou možné jakékoliv seznamy věcí, filmů, lidí, produktů…
• Možné je vést si účetnictví s fotografiemi účtenek, tankování, provoz auta, stavbu domu nebo nákupy a prodeje v akciovém portfoliu.
• Sbírat názory uživatelů a vyhodnocovat ankety.
• A pořád je to jen špička ledovce.

Airtable recenze: A teď prosím nějak systematičtěji.

Práce s daty

Vím, že jsem trochu přeskočil, ale chtěl jsem mít jistotu, že bude jasně patrné, že tento nástroj je skutečně revoluční a že přináší výsledky.

Tak dobře od začátku. Tabulky vypadají skvěle! Pokud trávíte nějaký ten čas v Excelu a jde to s vámi tak z kopce, že v koupelně si představujete data v obkladačkách, tak Airtable je skutečný vizuální zážitek. Takový příjemný, probarvený minimalismus. Máte pocit, že data jsou přehledná a názorná.

V horní části okna vidíte možnost řazení, filtrování, barvení, seskupování na základě libovolného parametru. Dále možnost skrývání a odkrývání sloupců (fields). Pokud jste nikdy více nepracovali s databází tak jako já, možná pro vás bude následující text matoucí.

Ale vy v zásadě nikdy nepracujete s celou databází. Máte k dispozici řadu možných pohledů (views).

Pokud je vaše databáze stůl a na něm hromada věcí, tak pokud něco na stůl přidáte, nebo něco ze stolu odeberete, projeví se to při pohledu ze shora, z boku, ale i třeba na soupisce itineráře seřazeného podle abecedy nebo podle velikosti. A v Airtable máte spoustu možností, jak na vaše data budete nahlížet. A pokud cokoli pozměníte, změna se promítne všude. Ono si totiž můžete vytvořit třeba 20 předefinovaných pohledů, kde pokaždé zaškrtnete jen jiné filtry, řazení a zobrazíte jiná data.

Mimo tabulek tu tak máte kupodivu i kalendář, zadávací formuláře, galerii, zaškrtávací seznamy či „kanban“, což se dá nejlépe připodobnit ke známému Trellu. Opět je to jen jiný pohled na vaše data. Takže, pár příkladů:

Teď bych se měl asi rozpovídat o typech dat, která lze do databáze vkládat. Nechci z toho dělat návod, ale zadat lze prakticky vše co si dovedete představit. Krátký a dlouhý text, číslo, email, nejrůznější přepínátka. Stejně tak můžete vkládat buňky kde si naprogramujete co potřebujete (matematické operace, práce s řetězci, podmínky apod.).

Samozřejmě můžete vkládat odkaz – třeba že tato konkrétní zakázka patří konkrétnímu zákazníkovi z druhé tabulky. Když začnete do políčka psát jméno zákazníka, objeví se vyhledávací pole a vy zákazníka vyberete anebo rovnou přidáte nového. S těmito odkazy lze dále pracovat – můžete je sčítat (= počet zakázek) nebo vybrat třeba zakázku která byla největší pro účely statistik.

Na čem si data prohlížet?

Data jsou dostupná buď z online rozhraní, případně jsou k dispozici aplikace pro Windows i iOS. Stejně tak jsou data dostupná i z aplikací na telefon. Takže se k nim lze dostat i z terénu.

K dispozici je také možnost zálohování ve formátu cvs. Zde je bohužel jedna z mála nevýhod, na kterou jsem narazil – tento formát neumožňuje zálohovat třeba přílohy nebo obrázky.

A protože v práci s daty jsme utopili hodně času, s dovolením se přesunu k něčemu, co šetří čas a vydělává peníze.

Airtable a automatizace

Pokud jste někdy narazili na princip IFTTT (if this, then that). Když přijde nějaký předem nadefinovaný spouštěč, vyvolej následující akci. Tak integrovaný editor pro vás nebude žádným překvapením.

Spouštěčem může být naprosto cokoliv.

• Objeví se nový záznam, což je ekvivalent zaslání formuláře od zákazníka
• Záznam odpovídá nějaké hodnotě (větší, menší, rovná se, před rokem, zítra…)
• Jedná se o pravidelně naplánovaný čas
• Kliknutí na tlačítko
• Nebo se třeba záznam před chvilkou změnil

Následuje reakce nebo více reakcí

• Pošli mi email
• Dej mi to do Google kalendáře
• Udělej nový řádek v Google sheets a naplň ho daty, vytvoř soubor Google doc.
• Dej o tom vědět do Slacku.
• Udělej post na Facebooku.
• Pošli sms.
• Spusť script.

Tady je to takový solidní základ, ale řada integrací chybí. Na rovinu bych uvítal například – založ složku na Dropboxu s číslem zakázky a nahraj tam přílohy formuláře. Jakmile se změní stav zakázky (někdo se nabídkou zabýval a asi našel vše co potřeboval), tak přílohy z databáze smaž a na Dropboxu je nech.

Na tyhle pokročilejší věci už je zapotřebí Integromat (Make) nebo Zapier. Ale i s automatizacemi v rámci Airtable jsme udělali velký pokrok oproti tristnímu stavu ve kterém jsme se nacházeli. A další integrace budeme teprve zkoumat.

Člověk si umí udělat samozřejmě tisíce různých automatizací. A stejně jako je to se vším, většina jich bude úplně k ničemu. Proto, když pracujete s Airtable a plníte ho daty a vytváříte si automatizace budete neustále nuceni přemýšlet nad stylem vaší práce. Pokud je vstup 15 let dat z firmy, snadno zjistíte že styl práce v různých obdobích nebyl jednotný, nebo že zkrátka v určitých fázích nemáte o průběhu zakázky zase tak moc jasno a tato slepá místa jsou pak třeba i místem na kterých zakázka pravidelně ztroskotává. Já mám třeba skvělé a pracovité kolegy, jen jsou to trochu bordeláři a občas potřebují popostrčit nějakým výpisem nebo notifikací.

Zkrátka co prostředí, to trochu jiný přístup jak automatizovat.

Airtable – a co grafíky, výstupy?

K naší práci patří i pravidelné reportování výsledků. Každý měsíc tak sedám k tomu proklatému Wordu a Excelu a posílám vedení, jak si zrovna vedeme. Z Airtable relativně rychle a snadno vytáhnete grafy, seznamy, tabulky a čísla která si seskládáte na nástěnky a vytvoříte si dashboardy tak jak je potřebujete mít.

Nicméně Excelem zatížené mozky budou muset opustit určitý typ grafů. Dám příklad – máte například návštěvnost webu, počet poptávek a počet objednávek. V Excelu by vás to možná svádělo udělat si graf po měsících a data představit najednou jak spolu krásně korelují.

V Airtable tyhle vícesloupcové grafy zkrátka a dobře nejdou udělat a data lze představit pouze separátně. Výhodou je, že data se generují v reálném čase tak, jak databázi plníte. Takže když přijde čas reportování grafy už tam na vás čekají.

Mírně rozpačitý jsem z možností exportu. Tak trochu bych očekával, že nebude problém si třeba připravit 2 stránky rozvržení na A4 a přiložit ho k hlavnímu dokumentu ve Wordu. Nebo si třeba ten hlavní dokument vytvořit přímo v Airtable a doplnit pár odstavců.

Zatím to nejde nebo nevím jak na to. Rovněž je to věc, kterou se teprve budu pořádně zabývat jakmile odladíme provoz.

Airtable – máte ceník? A můžu ho vidět?

Airtable umí být za určitých okolností zdarma, ale také umí být poměrně drahý, přičemž se platí za uživatele. Nejzásadnějším omezením je velikost databáze (zdarma je do 1200 záznamů). Velikost databáze není totéž, co velikost jedné „tabulky“. Jedná se o celkový počet záznamů (řádků) a toto číslo vidíte ve Workspace setting.

Trochu bolavější může být omezený počet rozšíření (navazujících aplikací) na databázi, na to bohužel nebyl v recenzi prostor. A pouze 100 automatizací měsíčně, což neumožňuje prakticky žádné rozsáhlejší (smyslupné, pravidelné) využití. Pak je nutné sáhnout po jedné z placených verzí. My máme verzi Pro, protože je pro nás omezením velikost dat.

Airtable má referral systém. Pokud se vám recenze líbíla, tak registrací skrze odkaz níže nám přispějete 10 dolary slevy k příští fakturaci, což je vlastně 15 dní pro 1 člověka zdarma. Registrující není zavázán k žádné platbě. Můžete si nástroj třeba jen vyzkoušet nebo využívat libovolně dlouhou dobu zdarma.

Závěr

Co dodat závěrem. Já osobně jsem z Airtable nadšený. Z pohledu návratnosti dává smysl prakticky pro jakoukoliv firmu, která je řízená starým až hodně prastarým způsobem. Ruku na srdce, takových je hodně. Airtable ale mohou využít i jednotlivci. Nám v podstatě členství, které stojí 3 hodiny času ušetří 20 hodin času, který bychom jinak trávili otravnou administrativní prací. Zkrátka to bereme jako investici, která má slušnou návratnost a nevadí nám si i něco zaplatit.

Začátečníkům bych doporučil projet pár videí a prohlédnout si předem připravené šablony naplněné daty a trochu si to osahat. Na předem připravených příkladech je vidět spousta příkladů využití, které nemusí být úplně zřejmé. Airtable má šablony připravené moc pěkně a do všech podrobností. Je to skvělý studijní materiál.

Tak zase příště. A pokud vás Airtable zaujal nebo jej využíváte delší dobu, klidně dejte vědět do komentářů.